Program Coordinator, Marketing and Communications/Coordonnateur ou coordonnatrice de programme, Marketing et communications - BIPOC Jobs

Program Coordinator, Marketing and Communications/Coordonnateur ou coordonnatrice de programme, Marketing et communications

Mental Health Commission of Canada

Job Overview

  • Salary/Rate $68,157 - $73,770
  • Experience Level Other

Reports To:

Manager, Marketing and Communications

Status:

Full-Time, Permanent

Location:

Ottawa, Ontario

Application Deadline:   

June 12, 2022 Extended to June 30, 2022

Starting Salary Range:  

$52,800 – $57,149

 

LAND ACKNOWLEDGEMENT

The Head Office of the Mental Health Commission of Canada is located on the unceded, traditional Territory of the Algonquin Anishinaabe Nation, in what is now called Ottawa, Ontario.  We acknowledge that for thousands of years, the Algonquin People protected these lands, the Ottawa River Watershed, and its tributaries. As a national organization, we also acknowledge that we work on the traditional lands of many different nations. Today, a path to truth and reconciliation begins with recognizing both the stewardship and the sacrifices of the original peoples.  We are committed to recognizing the errors of the past, acknowledging the challenges of the present, and contributing to a new and equitable relationship with the First Peoples.

 

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is a non-profit organization created to focus national

attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental illness. The Commission is seen as a leader nationally and internationally in several areas. Building upon the work done to date, the core mandate, and the unique position of the Commission, and guided by Changing Directions Changing Lives: The Mental Health Strategy for Canada, the Commission will focus in the areas of, substance use, suicide prevention, population-based initiatives, and engagement. This prioritization will enable the Commission to be successful in meeting its mandate, staying focused, and having a measurable impact for those living with mental illness and their families and caregivers.

Vaccination remains the most effective tool to reduce the risk of COVID-19. MHCC is committed to ensuring the health and safety of our employees in the workplace, and therefore MHCC requires proof of vaccination for all of our employees unless a valid accommodation under legislation exists.

 

POSITION OVERVIEW

This position is located in Ottawa, Ontario.

The Program Coordinator for Public Affairs Marketing and Communications team will report directly to the Manager of Marketing and Communications.  The Program Coordinator will perform their role with an attitude of responsibility and accountability.  They will be required to consult with a wide array of internal and external clients and suppliers. They will be expected to seek the guidance of the program managers or senior leadership when necessary.

 

DUTIES & RESPONSIBILITIES

The Coordinator is responsible for:

  • Acting as a Marketing and Communications concierge to assigned program areas and functional areas, serving to shepherd project requests through the entire process of content creation and production through to publication and dissemination.
  • Working closely with the Program Managers to support and deliver marketing and communications projects including contributing to project plan (PA approach), reviewing content, providing feedback, and ensuring branding identity is followed.
  • Acting as a steward of the brand in the process of the production and publication of content and collateral.
  • Liaising and collaborating with team members within Public Affairs and other areas of MHCC where necessary.
  • Communicating and following up with external suppliers such as creative agencies, printing suppliers or other suppliers as necessary.
  • Problem-solving and applying initiative and discretion where needed.
  • Supporting the coordination of email marketing campaigns and other public-facing communications initiatives.
  • Supporting the Program Managers in the process of creating, editing, testing, and scheduling emails and email marketing campaigns.
  • Supporting the Program Managers in analysis and evaluating the effectiveness and success of email marketing campaigns.
  • Supporting the production of content by writing texts and documents as appropriate and required.
  • Coordinating the production of elements required for internal communications e-newsletter: gathering the information (texts and images), compiling, and preparing for dissemination to key stakeholders.
  • Templating and layout of documents in line with the MHCC corporate visual identity.
  • Contributing to the reporting functions of the Public Affairs team; coordinating and supporting the production of regular and ad hoc reports as required.
  • Assisting with initiatives and processes that improve service delivery and quality, reduce cost, and increase productivity.
  • Undertaking or participating in other projects and assignments as required.
  • Providing support to the managers and the Director of Public Affairs.

 

SKILLS & EXPERIENCE

  • Excellent organizational skills
  • Proven ability to coordinate and complete multiple projects simultaneously on tight timelines
  • Flexible to ensure deliverables are met in an environment of changing and conflicting priorities and deadlines
  • Excellent interpersonal skills: ability to work collaboratively with staff at all levels, and with design, communications, and printing services required
  • Works independently with minimal supervision and within a team
  • Adaptable, and has a keen interest in keeping current in field of work
  • Creative and solutions-driven
  • Excellent written and verbal communications skills, as well as outstanding proof-reading skills for traditional, social, and digital media
  • Experience with populating social media and digital channels
  • Advanced proficiency in Microsoft Office and specifically, Power Point
  • Proficiency in Adobe CC, Photoshop, Illustrator, InDesign
  • Knowledge in Vertical response or similar email marketing/newsletter tools
  • Understanding the importance of and can apply brand standards and guidelines
  • Resourceful, fast-learner, and detail-oriented, with excellent communication skills

 

QUALIFICATIONS

  • University or community college degree or diploma in marketing, communications, or related field
  • 1-3 years’ experience in a marketing department or agency
  • Interested in social issues and the mental health cause
  • Fully fluent in French and English (oral and written) is a strong asset

 

 COMPETENCIES

Values and Ethics

Respectful of Diversity

Continuous Learning

Results Management

Teamwork and Cooperation

Oral/Written Communication

Health, Safety and Wellness (Physical and Psychological)

 

PHYSICAL\COGNITIVE DEMANDS:

  • Moderate periods of time spent in meeting type settings
  • Extended visual requirements (5 plus hours) due to computer related work
  • Extended periods of time spent in sitting position (computer work, meetings etc. 5 plus hours)
  • Moderate requirement for multi-tasking and effectively dividing attention to numerous duties and responsibilities
  • High degree of concentration required
  • Highly attentive to details
  • Low level exposure to extended travel requirements (up to 10% and greater at times) and extension of workday beyond 7.5 hours
  • High analytical and interpretive requirements
  • Must be comfortable working in open space and/or virtual environments
  • Must be able to work effectively from home temporarily or as needed; including the availability of reliable internet and working environment (desk, chair etc.); please note that the Commission does not reimburse for internet, utilities or other home office type expenses including desks, chairs etc.

 

PSYCHOLOGICAL DEMANDS:

  • Continuously deadline driven requirements
  • Moderate level exposure to stress resulting from complex interactions, stakeholder relations, and output requirements.
  • Moderate level requirement to maintain concentration for extended periods of time in order to maximize stakeholder engagement, perform situational strategic analysis and interpretation of data and minimize errors.
  • Capacity to effectively organize and prioritize own work.
  • Moderate degree of emotional intelligence required in order to develop and maintain good relationships, communicate clearly, influence and inspire others, work well in a team, and manage conflict.
  • Responsive to possible rapid changes in priorities
  • Adaptable to change (organizational and environmental)
  • Performance goals and objectives are established yearly and regularly reviewed.

 

As a pan-Canadian organization committed to Reconciliation we encourage applications from individuals who identify as Indigenous (First Nations, Inuit, and Métis).

The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well-being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as; First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged.

The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

While working remotely, the Commission will not be responsible to reimburse any internet charges, or other home office expenses, including utilities or other furniture/equipment, in order to be able to work from home.

Accessible formats and communication support for applicants are available upon request by contacting Human Resources at [email protected].

Please apply for this position on our website at: http://www.mentalhealthcommission.ca/English/about/careers

 While we appreciate all applications, only those selected for interviews will be contacted.

 

 

 

___________________________________________Supérieure hiérarchique :

Gestionnaire, Marketing et communications

Statut :

Poste permanent à temps plein

Lieu :

Ottawa (Ontario)

Date limite de présentation des candidatures :   

12 juin 2022 prolongé à 30 juin 2022

Échelle salariale de base :   

$52,800 – $$57,149

 

RECONNAISSANCE DU TERRITOIRE

Le siège social de la Commission de la santé mentale du Canada est situé sur le territoire traditionnel non cédé de la Nation algonquine anishinaabe, dans ce que nous appelons aujourd’hui Ottawa, en Ontario. Nous reconnaissons que, depuis des millénaires, les Algonquins ont protégé ces terres, le bassin versant de la rivière des Outaouais et ses affluents. En tant qu’organisation nationale, nous reconnaissons également que nous exerçons nos activités sur des territoires traditionnels de nombreuses Nations différentes. Aujourd’hui, le chemin de la vérité et de la réconciliation commence par la reconnaissance du rôle de gardien joué par les peuples autochtones et des sacrifices dont ils ont fait preuve. Nous nous engageons à reconnaître les erreurs du passé, à relever les défis du présent et à contribuer à une relation nouvelle et équitable avec les peuples autochtones.

 

APERÇU DE L’ORGANISATION

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est une organisation à but non lucratif créée en vue de sensibiliser les Canadiens

aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec un problème de santé mentale. La CSMC est reconnue comme chef de file dans plusieurs domaines, tant à l’échelle nationale qu’internationale. Misant sur le travail accompli à ce jour, son mandat fondamental et sa position unique, et s’inspirant de Changer les orientations, changer des vies : Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, la CSMC concentrera ses efforts sur l’usage de substances, la prévention du suicide, les initiatives axées sur les populations et la mobilisation. Ces pôles prioritaires permettront à la CSMC de réaliser son mandat, de garder le cap et d’avoir une incidence mesurable sur les personnes aux prises avec une maladie mentale ainsi que leur famille et leurs fournisseurs de soins.

La vaccination demeure le moyen le plus efficace de réduire le risque de contracter la COVID-19. La CSMC s’engage à assurer la santé et la sécurité de ses employés en milieu de travail. Ainsi, la CSMC exige une preuve de vaccination pour tous ses employés, à moins d’exemption prévue par la loi.

 

APERÇU DU POSTE

Le poste est basé à Ottawa, en Ontario.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice de programme sera membre de l’équipe chargée du marketing et des communications, Affaires publiques et relèvera directement de la gestionnaire, Marketing et communications. Le coordonnateur ou la coordonnatrice de programme s’acquittera de son rôle en faisant preuve de responsabilité et en se conformant à l’obligation de rendre compte. Le titulaire du poste devra consulter un large éventail de clients et de fournisseurs internes et externes. Il devra demander conseil aux gestionnaires de programme ou aux hauts dirigeants si nécessaire.

 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Le titulaire du poste devra :

  • Agir à titre de concierge du Service de marketing et communications auprès des programmes et les domaines fonctionnels qui lui ont été assignés, en orientant les demandes de projet tout au long du processus de création et de production de contenu jusqu’à la publication et la diffusion.
  • Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de programme pour soutenir et réaliser des projets de marketing et de communication, notamment en contribuant à la planification des projets (approche des AP), en examinant le contenu, en fournissant une rétroaction et en assurant le respect de l’identité de la marque.
  • Agir comme garant de la marque dans le processus de production et de publication de contenu et de documents de marketing connexes.
  • Assurer la liaison et la collaboration avec les membres de l’équipe des affaires publiques et d’autres services de la CSMC, si nécessaire.
  • Communiquer avec les fournisseurs externes tels que les agences de création, les imprimeurs ou d’autres fournisseurs, si nécessaire, et assurer le suivi des projets en cours.
  • Résoudre des problèmes et faire preuve d’initiative et de discrétion, si nécessaire.
  • Soutenir la coordination de campagnes de marketing par courriel et d’autres initiatives de communication orientées vers le public.
  • Soutenir les gestionnaires de programme dans le processus de création, de révision, de mise à l’essai et de programmation des courriels et des campagnes de marketing par courriel.
  • Soutenir les gestionnaires de programme dans l’analyse et l’évaluation de l’efficacité et de la réussite de campagnes de marketing par courriel.
  • Soutenir la production de contenu en rédigeant des textes et des documents selon les besoins.
  • Coordonner la production des éléments requis pour le bulletin d’information électronique interne : recueillir l’information (textes et images), les compiler et les préparer en vue de leur diffusion aux principaux intervenants.
  • Effectuer la mise en page et présenter les documents conformément à l’image de marque de la CSMC.
  • Contribuer aux tâches d’établissement de rapports de l’équipe des affaires publiques; coordonner et soutenir la production de rapports réguliers et ponctuels, selon les besoins.
  • Participer aux initiatives et aux processus d’amélioration de la prestation et de la qualité des services, de réduction des coûts et d’augmentation de la productivité.
  • Entreprendre d’autres projets et missions, ou y participer, selon les besoins.
  • Fournir un soutien aux gestionnaires et à la directrice des Affaires publiques.

 

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE

  • Excellentes aptitudes organisationnelles
  • Capacité démontrée de coordonner et d’exécuter des projets multiples simultanément selon des échéances serrées.
  • Savoir faire preuve de souplesse pour s’assurer que les résultats attendus sont atteints dans un environnement où les échéances et les priorités sont changeantes et contradictoires.
  • Excellentes habiletés interpersonnelles : capacité de travailler en collaboration avec du personnel de tous les niveaux, ainsi qu’avec les services de conception, de communications et d’impression au besoin.
  • Capacité à travailler en équipe et de façon autonome, avec une supervision minimale;
  • Adaptabilité et vif intérêt à se tenir à jour dans son domaine de travail.
  • Créativité et esprit axé sur la recherche de solutions.
  • Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale, ainsi que des compétences exceptionnelles en matière de correction d’épreuves pour les médias traditionnels, sociaux et numériques.
  • Expérience en matière d’alimentation de flux des médias sociaux et numériques.
  • Compétences supérieures avec Microsoft Office, particulièrement PowerPoint.
  • Maîtrise des logiciels suivants : Adobe CC, Photoshop, Illustrator et InDesign.
  • Connaissances de Vertical Response ou d’autres outils semblables de marketing par courriel ou par bulletin d’information.
  • Comprendre l’importance des normes et des lignes directrices relatives à l’image de marque et les appliquer.
  • Le candidat devra faire preuve de débrouillardise et de minutie, être en mesure d’apprendre rapidement et posséder d’excellentes compétences en communication.

 

QUALIFICATIONS

  • Diplôme universitaire ou collégial en marketing, en communications ou dans un domaine connexe.
  • De 1 à 3 ans d’expérience au sein d’une entreprise ou d’un service de marketing.
  • Intérêt pour les enjeux sociaux et la cause de la santé mentale.
  • Une parfaite maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) est un atout important.

 

 

COMPÉTENCES

Valeurs et éthique

Respect de la diversité

Apprentissage continu

Gestion des résultats

Travail d’équipe et coopération

Communication orale et écrite

Santé, sécurité et bien-être (physiques et psychologiques)

 

EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES

  • Temps moyen consacré aux réunions
  • Exigences visuelles soutenues (5 heures et plus) en raison du travail à l’ordinateur
  • Périodes prolongées passées en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc., 5 heures et plus)
  • Exigence moyenne quant à la capacité d’accomplir plusieurs tâches à la fois et de répartir efficacement son attention entre différentes tâches et responsabilités
  • Niveau élevé de concentration exigé
  • Grand souci du détail
  • Faibles exigences de déplacements (jusqu’à 10 % du temps, parfois plus) et de prolonger la journée de travail au-delà de 7,5 heures
  • Exigences élevées en matière d’analyse et d’interprétation
  • Doit être en mesure de travailler virtuellement ou dans un milieu à aires ouvertes
  • Doit être en mesure de travailler efficacement à domicile, temporairement ou au besoin, notamment en disposant d’un accès Internet fiable et d’un environnement de travail (bureau, chaise, etc.). Veuillez noter que la CSMC ne rembourse pas les frais liés à Internet, aux services publics ou à d’autres dépenses comme les bureaux et les chaises.

 

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

  • Exigences constamment axées sur les échéances
  • Niveau moyen d’exposition au stress découlant d’interactions complexes, des relations avec les intervenants et des exigences en matière de rendement
  • Exigence moyenne de concentration pendant des périodes prolongées, afin de maximiser la mobilisation des intervenants, d’effectuer une analyse stratégique de la situation, d’interpréter les données et de réduire les erreurs
  • Capacité d’organiser efficacement son travail et d’établir ses priorités
  • Intelligence émotionnelle de niveau moyen nécessaire pour développer et maintenir de bonnes relations, pour communiquer efficacement, pour influencer et inspirer les autres, pour bien travailler en équipe et pour bien gérer les conflits.
  • Capacité d’adaptation aux priorités qui changent rapidement
  • Capacité d’adaptation au changement (organisationnel et environnemental)
  • Les buts et les objectifs de rendement sont établis une fois l’an et revus régulièrement.

 

 

À titre d’organisation pancanadienne engagée sur la voie de la réconciliation, la CSMC encourage les personnes s’identifiant comme Autochtones (membres des Premières Nations, Inuits et Métis) à présenter leur candidature.

 

La CSMC s’engage à promouvoir la diversité et le bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle accueille et encourage les candidatures provenant d’horizons divers, notamment celles des membres des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des membres des minorités visibles ainsi que des personnes ayant un savoir expérientiel de la maladie mentale ou des problèmes liés à la santé mentale.

 

La Commission de la santé mentale du Canada encourage également les personnes ayant une incapacité à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont disponibles à toutes les étapes du processus de sélection pour les candidats qui en font la demande.

 

Des formats et des supports de communication accessibles sont offerts aux candidats

qui en font la demande par courriel aux ressources humaines à l’adresse [email protected].

 

En période de télétravail, la CSMC ne sera pas responsable de rembourser les coûts de connexion à Internet et les autres dépenses liées au bureau à domicile, y compris les fournitures, le mobilier et l’équipement requis pour travailler à partir de la maison.

 

Présentez votre candidature pour ce poste sur notre site Web : http://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/la-commission/recrutement

 

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

 

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