Program Coordinator/Coordonnateur/trice - BIPOC Jobs

Program Coordinator/Coordonnateur/trice

Mental Health Commission of Canada

Job Overview

  • Salary/Rate Starting Salary Range: $52,800 - $57,149
  • Experience Level Entry level

Reports To:

Manager, Prevention and Promotion Initiatives

Status:

Full Time, Permanent

Location:

Ottawa, Ontario

Application Deadline:

September 26, 2022 (Interviews may be held prior to application deadline)

Starting Salary Range:     

$52,800 – $57,149     

 

 

LAND ACKNOWLEDGEMENT

The Head Office of the Mental Health Commission of Canada is located on the unceded, traditional Territory of the Algonquin Anishinaabe Nation, in what is now called Ottawa, Ontario.  We acknowledge that for thousands of years, the Algonquin People protected these lands, the Ottawa River Watershed, and its tributaries. As a national organization, we also acknowledge that we work on the traditional lands of many different nations. Today, a path to truth and reconciliation begins with recognizing both the stewardship and the sacrifices of the original peoples.  We are committed to recognizing the errors of the past, acknowledging the challenges of the present, and contributing to a new and equitable relationship with the First Peoples.

 

 

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is a non-profit organization created to focus national attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental illness. The Commission is seen as a leader nationally and internationally in several areas. Building upon the work done to date, the core mandate, and the unique position of the Commission, and guided by Changing Directions Changing Lives: The Mental Health Strategy for Canada, the Commission will focus in the areas of, substance use, suicide prevention, population-based initiatives, and engagement. This prioritization will enable the Commission to be successful in meeting its mandate, staying focused, and having a measurable impact for those living with mental illness and their families and caregivers.

 

Vaccination remains the most effective tool to reduce the risk of COVID-19. The MHCC is committed to ensuring the health and safety of our employees in the workplace, and therefore requires proof of full vaccination for all of our employees unless a valid accommodation under legislation exists.

 

 

 

 

POSITION OVERVIEW

Reporting to the Director, Prevention and Promotion Initiatives, the Program Coordinator will provide planning and coordination support and senior-level administration to the prevention and promotion area. The Prevention and Promotion department supports various projects involving suicide prevention and life promotion initiatives.

 

This position is based in Ottawa Ontario.

 

 

DUTIES & RESPONSIBILITIES

  • Assist with planning and execution of webinars and online/virtual meetings and events;
  • Work closely with full team within Prevention and Promotion, including research demonstration project support, communications/messaging support, collaborative network support, and work plan/project coordination;
  • Manage meetings and event logistics including securing and managing event locations, organizing catering, planning and supporting travel, and managing attendee lists;
  • Organize meeting material including agendas, binders, collateral, handouts and other education material;
  • Lead and coordinate meeting organization including preparing meeting agendas, summaries and meeting notes;
  • Assist in coordinating speaking notes, briefing notes, reports and other correspondence;
  • Managing stakeholder contact information in client relationship database;
  • Assist with tracking performance measurement indicators;
  • Support the development and tracking of work plans;
  • Create power point presentations;
  • Other duties as assigned.

 

 

SKILLS AND EXPERIENCE

  • Advanced proficiency in Adobe webinar platform to set up and manage webinars;
  • Advanced proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, and Outlook Calendar) and CRM (Salesforce);
  • Strong experience with event planning including logistics and meeting material preparation;
  • Must be able to work independently, as well as with a team;
  • Ability to take initiative when appropriate and to respond appropriately to requests for information;
  • Ability to multi-task within a fast-paced environment with changing/conflicting priorities and deadlines;
  • Must be highly organized, accurate and detail oriented;
  • Strong interpersonal, organizational and research synthesis skills;
  • General understanding of policy/practice issues pertinent to mental health, including suicide prevention.

 

 

QUALIFICATIONS

  • Bachelor’s degree, Diploma or Certificate in related area, or an equivalent combination of experience.
  • Experience with webinars and meeting support.
  • Experience in coordination, administration and project management.
  • Ability to communicate effectively, in English and French, both verbally and written is considered an asset

 

 

COMPETENCIES

  • Values and Ethics
  • Respectful of Diversity
  • Continuous Learning
  • Results Management
  • Teamwork and Cooperation
  • Oral/Written Communication
  • Health, Safety, and Wellness (physical and psychological)

 

See Commission Competency Framework – Employee Level, Organizational and Core for details.

 

PHYSICAL DEMANDS

  • Extended visual requirements (5 plus hours) due to computer related work.
  • Extended periods of time spent in sitting position (computer work, meetings etc. 5 plus hours).
  • Moderate requirement in the ability to effectively divide attention to numerous duties and responsibilities.
  • Moderate degree of concentration required.
  • Highly attentive to details.
  • Moderate level of stamina due to work time requirements with some requirements to work beyond 7.5-hour day.
  • Low level exposure to extended travel requirements (up to 10% and greater at times)
  • Moderate analytical and interpretive requirements.
  • Must be comfortable working in open space and/or virtual environments.
  • Must be able to work effectively from home temporarily or as needed; including the availability of reliable internet and working environment (desk, chair etc.); please note that the Commission does not reimburse for internet, utilities or other home office type expenses including desks, chairs etc.

 

 

 

 

PSYCHOLOGICAL DEMANDS

  • Continuously deadline driven requirements.
  • Moderate level of multitasking.
  • Low to moderate exposure to stress resulting from output requirements.
  • Moderate level requirement to maintain concentration for extended periods of time in order to perform analysis and interpretation of data and minimize errors.
  • Capacity to effectively organize and prioritize own work.
  • Responsive to possible rapid changes in priorities.
  • Adaptable to change (organization and work level).
  • Low to moderate degree of emotional intelligence required in order to develop and maintain good relationships, communicate clearly, influence others, work well in a team, and manage conflict.
  • Performance goals and objectives are established yearly and regularly reviewed.

 

 

As a pan-Canadian organization committed to Reconciliation we encourage applications from individuals who identify as Indigenous (First Nations, Inuit, and Métis).

The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well-being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as; First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged.

 

The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

 

Accessible formats and communication supports for applicants are available upon request by contacting Human Resources at [email protected]

 

While working remotely, the Commission will not be responsible to reimburse any internet charges, or other home office expenses, including utilities or other furniture/equipment, in order to be able to work from home.

 

Please apply for this position on our website at: http://www.mentalhealthcommission.ca/English/about/careers

 

While we appreciate all applications, only those selected for interviews will be contacte

 


Relève de :  

Directrice, Programmes de prévention et de promotion

Statut :          

Poste permanent à temps plein

Emplacement :

Ottawa, Ontario

Date limite :

26 septembre 2022 ((Des entrevues pourraient avoir lieu avant la date limite de présentation des candidatures.)

Échelle salariale de base :  

$52,800 – $57,149

 

RECONNAISSANCE DU TERRITOIRE

Le siège social de la Commission de la santé mentale du Canada est situé sur le territoire traditionnel non cédé de la Nation algonquine anishinaabe, dans ce que nous appelons aujourd’hui Ottawa, en Ontario.  Nous reconnaissons que, depuis des millénaires, les Algonquins ont protégé ces terres, le bassin versant de la rivière des Outaouais et ses affluents. En tant qu’organisation nationale, nous reconnaissons également que nous exerçons nos activités sur des territoires traditionnels de nombreuses Nations. Aujourd’hui, le chemin de la vérité et de la réconciliation commence par la reconnaissance du rôle de gardien joué par les peuples autochtones et des sacrifices dont ils ont fait preuve.  Nous nous engageons à reconnaître les erreurs du passé, à relever les défis du présent et à contribuer à une relation nouvelle et équitable avec les peuples autochtones.

 

 

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est une organisation à but non lucratif créée en vue de sensibiliser les Canadiens aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec un problème de santé mentale. La CSMC est perçue comme un chef de file national et international dans différents domaines. Misant sur le travail accompli à ce jour, son mandat de base et sa position unique, et s’inspirant de Changer les orientations, changer les vies : Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, la CSMC concentrera ses efforts sur la consommation de substances, la prévention du suicide, les initiatives axées sur les populations et la mobilisation. Ces pôles prioritaires permettront à la CSMC de réaliser son mandat, de garder le cap et d’avoir un impact mesurable pour les personnes aux prises avec la maladie mentale ainsi que leurs familles et leurs fournisseurs de soins.

 

La vaccination demeure le moyen le plus efficace pour réduire le risque de la COVID-19. La CSMC s’engage à assurer la santé et la sécurité de ses employés en milieu de travail. Ainsi, la CSMC exige une preuve de vaccination pour tous ses employés, à moins d’exemption prévue par la loi.

 

 

APERÇU DU POSTE

Relevant de la directrice des programmes de prévention et de promotion, le titulaire du poste appuiera le département en charge de la prévention et de la promotion avec des services de planification, de coordination, ainsi que des services administratifs de haut niveau. De plus, le titulaire du poste mettra à profit les ressources disponibles, élaborera de nouvelles ressources et travaillera en collaboration avec les autres départements de la CSMC.

 

Le département de la prévention et de la promotion appuie divers projets et activités, y compris la prévention du suicide et la promotion de la vie.

 

Ce poste est basé à Ottawa, Ontario.

 

 

 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Planifier et exécuter la livraison technique des webinaires pour le département de la prévention et de la promotion;
  • Faire la gestion de réunions et assurer la logistique lors d’événements, y compris la réservation et la gestion des lieux où se tiennent des événements, l’organisation du service de traiteur, la planification et la facilitation des déplacements et la gestion de la liste de participants;
  • Organiser le matériel de réunions, dont les ordres du jour, les résumés et les notes de réunions, ainsi que les documents accessoires, les documents à distribuer et le matériel de formation;
  • Contribuer à la coordination de documents de présentation, de notes d’information, de rapports et autres correspondances;
  • Gérer les coordonnées des intervenants et parties prenantes dans la base de données des clients.
  • Contribuer au suivi des indicateurs de performance clés;
  • Appuyer l’élaboration de plans de travail et leur suivi;
  • Créer des présentations sous forme de diapositives;
  • Effectuer les autres tâches demandées.

 

 

APTITUDES ET EXPÉRIENCE

  • Connaissance avancée de l’utilisation de la plateforme de webinaires Adobe en vue d’organiser et de gérer des webinaires.
  • Connaissance avancée de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et calendrier Outlook) ainsi que de CRM (Salesforce).
  • Expérience significative en planification d’événements, y inclut la logistique et la préparation de matériel de réunion.
  • Capacité de travailler de façon indépendante et en équipe.
  • Capacité de prendre des initiatives au besoin et de répondre de façon appropriée aux demandes de renseignements.
  • Capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément au sein d’un environnement de travail rapide où les priorités et les échéanciers sont parfois changeants et conflictuels.
  • Grand sens de l’organisation, précision et minutie.
  • Fortes aptitudes interpersonnelles, organisationnelles et capacité de synthèse de la recherche.
  • Compréhension générale des questions de politique et de pratique touchant la santé mentale, y compris la prévention du suicide.

 

 

QUALIFICATIONS

  • Baccalauréat, diplôme ou certificat dans un domaine connexe ou combinaison d’expériences équivalente.
  • Expérience de soutien pour l’organisation de webinaires et de réunions.
  • Expérience dans les domaines de la coordination, d’administration et gestion de projets.
  • Parfaitement bilingue (deux langues officielles)

 

 

COMPÉTENCES

  • Valeurs et éthique
  • Respect de la diversité
  • Apprentissage continu
  • Gestion des résultats
  • Travail d’équipe et coopération
  • Communication orale et écrite
  • Santé, sécurité et bien-être (physique et psychologique)

 

 

Pour de plus amples renseignements, consulter le cadre de compétences de la CSMC – Niveaux de supervision, organisationnel et de base

 

 

EXIGENCES PHYSIQUES

  • Exigences visuelles soutenues (5 heures et plus) en raison du travail à l’ordinateur.
  • Périodes prolongées passées en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc. 5 heures et plus).
  • Exigence modérée quant à la capacité de répartir efficacement son attention entre différentes tâches et responsabilités.
  • Niveau modéré de concentration exigé.
  • Très grand souci du détail.
  • Niveau modéré d’endurance en raison du nombre d’heures de travail à accomplir, qui pourra occasionnellement excéder 7,5 heures par jour.
  • Exigences de déplacement faibles (jusqu’à 10 % du temps, parfois plus).
  • Exigences moyennes en matière d’analyse et d’interprétation.
  • Doit être en mesure de travailler dans un milieu virtuel ainsi que dans un milieu à aires ouvertes.
  • Doit être en mesure de travailler efficacement à domicile, temporairement ou au besoin, notamment en disposant d’un accès Internet fiable et d’un environnement de travail (bureau, chaise, etc.). Veuillez noter que la CSMC ne rembourse pas les frais liés à Internet, aux services publics ou à d’autres dépenses comme les bureaux et les chaises.

 

 

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

  • Exigences continues axées sur les échéances.
  • Fonctionnement multitâches modéré.
  • Exposition faible à moyenne au stress attribuable aux exigences de production.
  • Exigence moyenne de maintien de la concentration pendant des périodes prolongées afin d’analyser et d’interpréter les données et de réduire les erreurs.
  • Capacité d’organiser et de prioriser efficacement son travail.
  • Capacité d’adaptation aux priorités qui changent rapidement.
  • Capacité d’adaptation au changement (organisationnel et professionnel).
  • Intelligence émotionnelle de niveau faible à moyen nécessaire pour développer et maintenir de bonnes relations, communiquer efficacement, influencer les autres, bien travailler en équipe et bien gérer les conflits.
  • Les buts et les objectifs de rendement sont établis une fois l’an et revus régulièrement.

 

 

À titre d’organisation pancanadienne engagée sur la voie de la réconciliation, la CSMC encourage les personnes s’identifiant comme Autochtones (membres des Premières Nations, Inuits et Métis) à présenter leur candidature.

 

La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de diversité et de bien-être en milieu de travail. Ainsi, elle invite et encourage les gens d’origines diverses comme les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, les membres des minorités visibles ainsi que les personnes ayant des antécédents de maladies ou de problèmes associés à la santé mentale à présenter leur candidature.

 

La Commission de la santé mentale du Canada invite et encourage les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont disponibles à toutes les étapes du processus de sélection pour les candidats qui en font la demande.

 

Des formats et des supports de communication accessibles sont offerts aux candidats qui en font la demande par courriel aux ressources humaines à l’adresse [email protected]

 

En période de télétravail, la CSMC ne sera pas responsable de rembourser les coûts de connexion Internet et autres dépenses liées au bureau à domicile, incluant les fournitures, le mobilier et l’équipement requis pour travailler à partir de la maison.

Les personnes intéressées sont invitées à présenter leur candidature par l’entremise de notre site Web à l’adresse https://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/la-commission/recrutement

Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.

 

 

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